Rekenkamercommissie: 'Uitvoering archiefwerkzaamheden Bergen niet op orde'

BERGEN De gezamenlijke rekenkamercommissie BUCH (Bergen, Uitgeest, Castricum, Heiloo) heeft haar onderzoek naar archivering van de gemeente Bergen afgerond en aan de gemeenteraad aangeboden. De aanleiding voor het onderzoek waren artikelen in de pers over de archivering en verslaglegging in het dossier Mooi Bergen die volgden op Wob-verzoeken en een bezwaarprocedure over dit dossier. De commissie heeft vier dossiers onderzocht, waaronder het dossier Mooi Bergen.

De rekenkamercommissie concludeert dat de archivering en toegankelijkheid van informatie van de gemeente Bergen doeltreffend en rechtmatig van opzet is. Het beleid en het systeem van archivering zijn daarmee grotendeels in orde. Echter, de uitvoering van de archivering en verslaglegging – door middel van de vorming en archivering van dossiers - is slechts ten dele doeltreffend. Dat de uitvoering niet voldoet, komt onder andere doordat medewerkers geen instructie gehad over welke zaken in een dossier gearchiveerd moeten worden. Ook blijkt uit verschillende interviews dat medewerkers het Document Managementsysteem MyCorsa, waarmee gearchiveerd wordt niet gebruiksvriendelijk of intuïtief vinden. Een andere belangrijke verklaring is dat nadat taken zijn afgerond deze niet worden afgedaan en ter archivering worden aangeboden. Dit laatste is door een verandering in de software van MyCorsa inmiddels verholpen. Voortaan stuurt het systeem na afronding het betreffende stuk automatisch naar het archief.

ONTBREKEN Het gevolg hiervan is dat geen van de onderzochte dossiers aan de normen voldoen. In alle onderzochte dossiers ontbraken stukken die wel gearchiveerd hadden moeten worden. Hierdoor is het beleidsproces niet altijd reconstrueerbaar en is verantwoording van besluiten slechts gedeeltelijk mogelijk. De verslaglegging van bijeenkomsten met externe partijen over beleidsfactoren of beleidshandelingen zijn ten onrechte niet altijd bewaard. De summiere werkinstructie voor verslaglegging en archivering verhoudt zich niet met de eisen die aan de bewaarplicht van deze verslagen worden gesteld.

Uit de onderzochte dossiers bleek dat er een informele informatievoorziening bestaat tussen raad en ambtenaren. Er is één-op-één contact tussen ambtenaren en individuele raadsleden die verder reikt dan het recht op ambtelijke bijstand zoals is vastgelegd in de verordening. Dit contact lijkt zich soms zelfs uit te strekken tot de besluitvorming. Door de informele afhandeling komen het informatierecht en budgetrecht van de raad onder druk te staan.

GROTE ZORG De rekenkamercommissie constateert met grote zorg dat het Vijfde Huis (de geharmoniseerde ICT- infrastructuur van de werkorganisatie van de vier samenwerkende gemeenten) niet functioneel is, terwijl de werkorganisatie BUCH al bijna een jaar geleden van start is gegaan. Bovendien zal deze situatie naar verwachting van de organisatie ook nog een groot deel van 2018 gaan duren. De rekenkamercommissie ziet hier grote risico's voor het archief. De werkwijzen die nu noodgedwongen worden gehanteerd zijn onduidelijk, omslachtig, foutgevoelig en frustrerend voor de medewerkers. 

De archivering in het dossier Mooi Bergen, de aanleiding voor dit onderzoek, is grotendeels op orde. Het zeer omvangrijke dossier is grotendeels volgens de eisen uit het normenkader gearchiveerd. Het steekt daardoor in positieve zin uit boven de andere onderzochte dossiers. Het beleids- en besluitvormingstraject in het dossier Mooi Bergen is vanaf 2010 goed gearchiveerd. Van het jaar 2016, toen uiteindelijk door de gemeenteraad de keuze voor De Zeven Dorpelingen werd gemaakt, ontbreken deze echter. Dit komt doordat deze stukken wel zijn afgerond, maar niet zijn afgedaan en ter archivering zijn aangeboden. Deze omissie is inmiddels door verandering van de software van MyCorsa verholpen. De rekenkamercommissie heeft ook de in het WOB-verzoek opgevraagde – en uiteindelijk geleverde – e-mailcorrespondentie tussen wethouder Rasch en de projectleider bekeken. Uit de e-mails tussen de projectleider en de wethouder in het dossier Mooi Bergen zijn geen zaken naar voren gekomen die volgens de Archiefwet, bijbehorende regelgeving of normenkader gearchiveerd hadden moeten worden. Evenmin behoorden deze berichten tot een categorie met te archiveren stukken uit het e-mailprotocol van de gemeente.

De acht aanbevelingen worden door de gemeente Bergen overgenomen. Het college heeft de eerste stappen ter verbetering van de archivering al tijdens het schrijven van dit rapport gezet.